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Karte und/oder Kartenverbrauch

Karte und/oder Kartenverbrauch

Was beinhaltet das Abonnement der Alfapass Karte?

Das Abonnement muss jährlich pro Pass gezahlt werden und dient u.a. für die ständige Verwaltung der Datenbank (Ergänzungen, Änderungen usw.) und die Instandhaltung einiger Ausgabestellen.

Welche Informationen stehen auf einer Alfapass Karte?

Folgende Daten stehen in einem leserlichen Format auf der Alfapass Karte:

– Name und Vorname des Karteninhabers
– Geburtsdatum
– Farbfoto
– Nationalität
– Kartennummer
– Gültigkeitsdatum der Karte
– Arbeitgeber

Die biometrischen Daten des Handscans werden in einem elektronischen Format auf einem Chip in der Karte gespeichert.
An die eindeutige Nummer der Alfapass Karte werden in einer zentralen Datenbank einige zusätzliche Daten gekoppelt, wie die Rufnummer und die Adresse des Karteninhabers.

Wie lange ist eine Alfapass Karte gültig?

Eine Alfapass Karte bleibt 5 Jahre gültig und wird dann ersetzt. Die betreffenden Kosten werden von der Jahresabonnement gedeckt.

Ich habe eine beschädigte Alfapass Karte. Was muss ich tun?

Eine Karte mit einer sichtbaren Beschädigung kann zur Überprüfung an einer der Alfapass- Ausgabestellen angeboten werden. Sind die Schäden auf eine unrechtmäßige Nutzung der Karte zurückzuführen, muss eine Gebühr für die Ersatzkarte (€35) entrichtet werden. Der Karteninhaber muss vor Ort ein Dokument unterzeichnen, in dem er den Kartenersatzantrag bestätigt und im Namen seiner Firma der Erstellung einer gebührenpflichtigen Ersatzkarte zustimmt. Der Ansprechpartner des Unternehmens erhält danach eine Mail, in der der Auftrag zum Ersatz der Karte im Namen des Mitarbeiters bestätigt wird. Die Karte kann anschließend sofort vor Ort ersetzt werden.

Ich habe eine Alfapass Karte, die nicht beschädigt ist, aber dennoch nicht funktioniert. Was muss ich tun?

Eine defekte Karte mit einer sichtbaren Beschädigung kann zur Überprüfung an einer der Alfapass-Ausgabestellen angeboten werden. Wird keine externe Beschädigung an der Karte festgestellt, wird sie sofort kostenlos vor Ort ersetzt. Ist der Defekt jedoch auf eine unrechtmäßige Nutzung der Karte zurückzuführen (gefaltet, sichtbar beschädigt,…), muss eine Gebühr für die Ersatzkarte (€35) entrichtet werden. Der Karteninhaber muss vor Ort ein Dokument unterzeichnen, in dem er den Kartenersatzantrag bestätigt und im Namen seiner Firma der Erstellung einer gebührenpflichtigen Ersatzkarte zustimmt. Der Ansprechpartner des Unternehmens erhält danach eine Mail, in der der Auftrag zum Ersatz der Karte im Namen des Mitarbeiters bestätigt wird. Die Karte kann anschließend sofort vor Ort ersetzt werden.

Ich habe meine Alfapass Karte verloren. Was muss ich tun?

Der Ansprechpartner für Ihr Unternehmen kann eine Karte über die Alfapass-Kundenanwendung als verloren melden. Dazu hat er 2 Optionen: Entweder meldet er die Karte in erster Instanz als befristet verloren, indem er die Karte in den Status „inaktiv“ stellt oder er meldet die Karte sofort als endgültig verloren, indem er sie „sperrt“. Bei der Inaktivierung der Karte läuft das Abonnement befristet weiter, auf Wunsch kann die Karte jedoch erneut aktiviert werden, falls sie wiedergefunden wird. Bei der „Sperrung“ wird die Karte endgültig aus dem Verkehr gezogen und wird auch die Rechnungsstellung der Abonnementsgebühr für diese Person sofort eingestellt. Sobald für diesen Karteninhaber eine neue Karte erstellt wird, läuft erneut das jährliche Abonnement für die neue Kartennummer.
Für den physischen Ersatz der verlorenen Karte muss man sich nur bei einer der Alfapass-Ausgabestellen melden. Der Karteninhaber muss vor Ort ein Dokument unterzeichnen, in dem er den Kartenverlust bestätigt und im Namen seiner Firma der Erstellung einer gebührenpflichtigen Ersatzkarte zustimmt. Der Ansprechpartner des Unternehmens erhält danach eine Mail, in der die Verlustmeldung und der Auftrag zum Ersatz der Karte im Namen des Mitarbeiters bestätigt werden. Die Ersatzkarte kann anschließend sofort vor Ort erstellt werden. Kunden ohne Benutzernamen können auch eine Mail senden an info@alfapass.be, um den Verlust einer Karte zu melden.

Ein Arbeitnehmer mit einer Alfapass Karte hat mein Unternehmen verlassen. Wie kann ich seine Karte aus dem Verkehr ziehen ?

Der Ansprechpartner für Ihr Unternehmen kann eine Karte über die Alfapass-Kundenanwendung sperren. Bei der „Sperrung“ wird die Karte endgültig aus dem Verkehr gezogen und wird auch die Rechnungsstellung der Abonnementsgebühr für diese Person sofort eingestellt. Kunden ohne Benutzernamen können auch eine Mail senden an info@alfapass.be, um die Karte sperren zu lassen. Geben Sie dabei deutlich den Firmennamen, Namen und Vornamen des Karteninhabers und die Badgenummer der Karte an.

Ein Arbeitnehmer mit einer Alfapass Karte benötigt seine Karte nicht mehr? Wie kann ich diese aus dem Verkehr ziehen?

Der Ansprechpartner für Ihr Unternehmen kann eine Karte über die Alfapass-Kundenanwendung kündigen. Dazu wählt er die Option „Eine Karte sperren“, wodurch auch die Rechnungsstellung der Abonnementsgebühr für diese Person eingestellt wird. Kunden ohne Benutzernamen können auch eine Mail senden an info@alfapass.be, um die Karte zu kündigen. Geben Sie dabei deutlich den Firmennamen, Namen und Vornamen des Karteninhabers, die Badgenummer der Karte sowie das Kündigungsdatum der Karte an.

Sperren einer Alfapass Karte

Sowohl im unterzeichneten Dokument zur Beantragung einer Alfapass Karte als auch in der Benutzerordnung wird bestimmt, wann die Karte gesperrt werden muss.

Beantragung von Karten

Der Kartenantragsteller wird für den Fall, dass:

– der Karteninhaber nicht länger beim Kartenantragsteller beschäftigt ist;
– der Karteninhaber eine andere Funktion erhalten hat, für die er keine Karte braucht;
– der Karteninhaber aus welchem Grund auch immer nicht mehr über die Karte verfügen darf;

dies unverzüglich der Alfapass cvba melden, so dass die betreffende Karte gesperrt und nicht mehr benutzt werden kann. Gleichfalls muss die Karte möglichst schnell eingeliefert werden.

Bei Verlust oder Diebstahl der Alfapss Karte wird der Kartenantragsteller und/oder der Karteninhaber dies unverzüglich der Alfapass cvba melden, so dass die betreffende Karte gesperrt werden kann.

Alfapass cvba behält sich das Recht vor, im Falle einer fehlenden Bezahlung für die Karten am Fälligkeitstag und bei der Nichteinhaltung der Bestimmungen dieser Erklärung und der Benutzerordnung durch den Kartenantragsteller und die Karteninhaber die Alfapass Karte einseitig zu sperren und einzuziehen.

Wie bekomme ich eine Übersicht über die Alfapass Karten für mein Unternehmen?

Der Ansprechpartner für Ihr Unternehmen kann über die Alfapass-Kundenanwendung eine Liste aller eigenen Karten mit dem aktuellen Status abfragen. Im Startbildschirm der Kundenanwendung sehen Sie gleich die Anzahl der (in)aktiven, gesperrten und gelöschten Karten. Durch Klicken auf das entsprechende Symbol kann eine globale Übersichtsliste mit dem (Vor)Namen der Karteninhaber + Badgenummer abgefragt werden. Über „Berichte“ kann eine Gesamtübersicht aller Kartenstatus abgefragt und gedruckt werden.Der Ansprechpartner für Ihr Unternehmen kann über die Alfapass-Kundenanwendung eine Liste aller eigenen Karten mit dem aktuellen Status abfragen. Im Startbildschirm der Kundenanwendung sehen Sie gleich die Anzahl der (in)aktiven, gesperrten und gelöschten Karten. Durch Klicken auf das entsprechende Symbol kann eine globale Übersichtsliste mit dem (Vor)Namen der Karteninhaber + Badgenummer abgefragt werden. Über „Berichte“ kann eine Gesamtübersicht aller Kartenstatus abgefragt und gedruckt werden.

Wie erfahre ich, welche Karten meines Unternehmens noch abzuholen sind?

Der Ansprechpartner für Ihr Unternehmen kann über die Alfapass-Kundenanwendung eine Liste aller noch bestellten Karten abfragen. Im Startbildschirm der Kundenanwendung wird eine Übersicht über alle Karten pro Status gezeigt. In der Spalte „Neu“ wird die Anzahl der abholbereiten Karten gezeigt. Wenn Sie auf die Anzahl klicken, wird eine Detailliste mit dem (Vor)Namen des Karteninhabers geöffnet.

Ersetzen einer Alfapass Karte

Eine Alfapass-Karte ist ab dem Abgabedatum 5 Jahre gültig. Der Kartenersatz ist am Ende der Gültigkeitsfrist kostenlos, allerdings müssen die Benutzer ihre neue Karte dann persönlich in einer der festen Alfapass-Ausgabestellen abholen.

Der Ansprechpartner in einem Unternehmen wird 6 Wochen vor dem Fälligkeitsdatum automatisch per Mail benachrichtigt und gebeten, die betreffenden Karteninhaber über den Ersatz ihrer Karte zu informieren. Diese Nachricht wird nochmals 2 Wochen vor dem Fälligkeitsdatum per Mail wiederholt, falls die Ersatzkarte mittlerweile noch nicht abgeholt wurde. Die neue Karte wird automatisch durch das System ab dem Versanddatum der ersten Mail abholbereit fertig gestellt und kann daher erst ab dann abgeholt werden. Neue Karten sind vorzugsweise vor dem Fälligkeitsdatum der alten Karte (dem auf der Karte gedruckten Datum) abzuholen, um Probleme bei der Zutrittsregistrierung an den Terminals auszuschließen.

Ersatzkarten können an einer der folgenden Stellen abgeholt werden:

– in der Ausgabestelle an Kai 1742 (Sint Antoniusweg, 9130 Beveren, niedrige Gebäude PSA/MPET). Vorher muss kein Termin vereinbart werden, wenn die Abholung zwischen 08.00 Uhr und 15.45 Uhr erfolgt.
– oder in der Ausgabestelle Brouwersvliet 33 in 2000 Antwerpen (Cepa-Gebäude, 2. Stock). Die Abholung ist vorzugsweise vorher telefonisch zu bestätigen über 0032 (0)3 303.28.28.
– oder nach Vereinbarung eines Termins in der Ausgabestelle Zeebrugge, Doverlaan 7 in B-8380 Zeebrugge (1. Stock). Zum Treffen einer Terminvereinbarung können Sie 0032 (0)50 55.27.57 anrufen.

Bitte weisen Sie die Beteiligten darauf hin, dass sie ihre Alfapass-Karte und ihren Personalausweis bzw. Reisepass mitnehmen müssen. Bei der Abgabe der Karte wird ein neues Foto angefertigt und ihre biometrischen Angaben (Handscan) werden erneut aufgezeichnet.

Wenn sich ein Karteninhaber für den Kartenersatz anbietet UND seine alte Alfapass-Karte mitbringt, dann wird ihm eine neue Karte mit der gleichen Kartennummer ausgestellt. So behält die Person ihre ursprüngliche Kartennummer und im Grunde auch die Zutrittsrechte in den lokalen Zutrittskontrollsystemen der Terminals. Seine neue Karte ist sofort gültig ohne Neuanmeldung am Security-Desk der Terminals. Einzige Ausnahme sind die Terminals von Hesse-Noord-Natie, wo sich der Benutzer einmalig neu anmelden muss.

Bietet sich eine Person jedoch ohne alte Alfapass-Karte an, dann kann nur eine Ersatzkarte mit einer anderen Kartennummer erstellt werden. Gegebenenfalls muss sich der Karteninhaber erneut einmalig pro Port Facility (oder Unternehmensgruppe) beim Security-Desk zur Aktivierung seiner neuen Karte im lokalen Zutrittskontrollsystem anbieten. Mehr über die Aktivierung der Karte pro Unternehmen.