Kaart en/of kaartgebruik

kaart en/of kaartgebruik

Wat houdt het abonnement van de Alfapass kaart allemaal in?

Het abonnement is jaarlijks te betalen per badge en dient o.a. voor het continue beheer van de database (wijzigingen, aanvullingen, enz..) en het instandhouden van een aantal uitreikstations.

Welke informatie staat er op een Alfapass kaart?

Volgende gegevens zullen in leesbaar formaat beschikbaar zijn op de Alfapass-kaart:

– Naam en voornaam kaarthouder
– Geboortedatum
– Kleurenfoto
– Nationaliteit
– Kaartnummer
– Kaart-geldigheidsdatum
– Werkgever

De biometrische gegevens van de handscan en de vingerscan zullen in elektronisch formaat op een chip in de kaart worden opgeslagen.

Aan het unieke nummer van de Alfapass kaart zullen in een centrale database een aantal extra gegevens worden gekoppeld zoals het telefoonnummer en adres van de eigenaar van de kaart.

Hoe lang is een Alfapass kaart geldig?

Een Alfapass kaart is 5 jaar geldig en zal dan gratis vervangen worden. De kosten hiervoor worden gedekt door het jaarlijks abonnementsgeld.

Ik heb een beschadigde Alfapass kaart. Wat moet ik doen?

Een kaart met visuele beschadiging kan voor controle aangeboden worden op één van de Alfapass uitgiftestations. Wanneer vastgesteld wordt dat de beschadiging eigen is aan onrechtmatig gebruik van de kaart, dan is de vervanging van de kaart betalend (€35). De kaarthouder zal ter plaatse een document dienen te ondertekenen waarin hij de vraag tot vervanging van de kaart bevestigt en namens zijn firma het akkoord verleent voor de aanmaak van een betalende vervangkaart. De contactpersoon van het bedrijf zal aansluitend ook een mail ontvangen waarin de opdracht tot vervanging van de kaart namens de medewerker wordt bevestigd. De kaart kan vervolgens meteen ter plaatse vervangen worden.

Ik heb een Alfapass kaart die niet beschadigd is, maar toch niet meer werkt. Wat moet ik doen?

Een defecte Alfapass kaart kan voor nazicht aangeboden worden op één van de Alfapass uitgiftestations. Wanneer geen externe beschadiging aan de kaart wordt vastgesteld, dan zal de kaart meteen ter plaatse kosteloos worden vervangen. Wanneer het defect echter te wijten zou zijn aan een onrechtmatig gebruik van de kaart (geplooid, visueel beschadigd,…) dan is de vervanging van de kaart betalend (€35). De kaarthouder zal ter plaatse een document dienen te ondertekenen waarin hij de vraag tot vervanging van de kaart bevestigt en namens zijn firma het akkoord verleent voor de aanmaak van een betalende vervangkaart. De contactpersoon van het bedrijf zal aansluitend ook een mail ontvangen waarin de opdracht tot vervanging van de kaart namens de medewerker wordt bevestigd. De kaart kan vervolgens meteen ter plaatse vervangen worden.

Ik ben mijn Alfapass kaart verloren. Wat moet ik doen?

De contactpersoon voor uw bedrijf kan een kaart verloren melden via de Alfapass-klantenapplicatie. Hierbij heeft die persoon 2 opties: ofwel meldt hij de kaart in eerste fase als tijdelijk verloren door de kaart op “inactief” te zetten, ofwel meldt hij de kaart meteen voor definitief verloren door ze te “blokkeren”. Bij inactivatie van de kaart blijft het abonnement op de kaart tijdelijk doorlopen, maar kan men desgewenst de kaart terug activeren mocht men ze nog terugvinden. Bij “blokkeren” wordt de kaart definitief uit dienst gemeld en stopt ook meteen de berekening van het abonnement voor deze persoon. Van zodra er voor deze kaarthouder een nieuwe kaart wordt geproduceerd, herstart zijn jaarlijkse abonnement op het nieuwe kaartnummer. Wat de fysieke vervanging zelf betreft van de verloren kaart, volstaat het zich aan te melden bij één van de Alfapass uitgiftestations. De kaarthouder zal ter plaatse een document dienen te ondertekenen waarin hij het verlies van zijn kaart bevestigt en namens zijn firma het akkoord verleent voor de aanmaak van een betalende vervangkaart. De contactpersoon van het bedrijf zal aansluitend ook een mail ontvangen waarin deze melding van verlies en de opdracht tot vervanging van de kaart namens de medewerker wordt bevestigd. De vervangkaart kan vervolgens meteen ter plaatse geproduceerd worden. Klanten zonder persoonlijke login kunnen ook een mail sturen naar info@alfapass.be om het verlies van een kaart te melden.

Een werknemer met een Alfapass kaart heeft mijn bedrijf verlaten. Hoe kan ik zijn kaart stopzetten?

De contactpersoon voor uw bedrijf kan een kaart blokkeren via de Alfapass-klantenapplicatie.

Klanten zonder persoonlijke login kunnen ook een mail sturen naar info@alfapass.be om de kaart te laten blokkeren. Vermeldt hierbij duidelijk de firmanaam, naam en voornaam van de kaarthouder en het badgenummer van de kaart.

Een werknemer met een Alfapass kaart heeft zijn kaart niet meer nodig? Hoe kan ik die stopzetten?

De contactpersoon voor uw bedrijf kan een kaart opzeggen via de Alfapass-klantenapplicatie. Hij kiest hiervoor de optie “blokkeren van een kaart” waardoor meteen ook de berekening van het abonnement voor deze persoon wordt stopgezet. Klanten zonder persoonlijke login kunnen ook een mail sturen naar info@alfapass.be om het gebruik van de kaart te laten stopzetten. Vermeldt hierbij duidelijk de firmanaam, naam en voornaam van de kaarthouder, het badgenummer van de kaart en de datum vanaf wanneer het gebruik van de kaart dient stopgezet te worden.

Procedure om een Alfapass kaart te blokkeren?

De kaartcoördinator binnen uw bedrijf heeft via Alfapass ONLINE toegang tot alle kaarten van uw organisatie en kan kaarten desgewenst meteen blokkeren.

Indien u de kaart online blokkeert via Alfapass ONLINE dan zal de blokkering onmiddellijk worden uitgevoerd. Indien u een blokkering aanvraagt via email, dan mag u de kaart pas als geblokkeerd beschouwen wanneer u hiervoor van ons een bevestiging hebt ontvangen.

Telefonisch kaarten blokkeren is niet mogelijk.

Zowel in het document voor de aanvraag van de Alfapass kaart als in het gebruikersreglement wordt bepaald wanneer de kaart moet worden geblokkeerd.

De kaartaanvrager zal in het geval:

– de kaarthouder niet meer in dienst is van de kaartaanvrager;
– de kaarthouder een andere functie heeft gekregen waarvoor het houden van de kaart overbodig is geworden;
– de kaarthouder om welke reden dan ook, niet meer over de kaart mag beschikken

dit onmiddellijk aan Alfapass cvba meedelen, zodat de desbetreffende kaart kan worden geblokkeerd en niet meer kan worden gebruikt. Tevens zal de kaart zo vlug mogelijk ingeleverd dienen te worden.

Bij verlies of diefstal van de Alfapass kaart zal de kaartaanvrager en/of de kaarthouder dit onmiddellijk aan Alfapass cvba meedelen zodat de desbetreffende kaart kan worden geblokkeerd.

Alfapass cvba behoudt zich het recht voor om de Alfapass kaart éénzijdig te blokkeren en in te trekken in geval van het ontbreken van een betaling met betrekking tot de kaarten op de vervaldag en bij de niet-naleving van de bepalingen van deze verklaring en van het gebruikersreglement door de kaartaanvrager en de kaarthouders. Wij verwijzen hierbij uitdrukkelijk naar artikel 2 en 7 van het gebruikersreglement.

Hoe kan ik een overzicht bekomen van de Alfapass kaarten voor mijn bedrijf?

De contactpersoon voor uw bedrijf kan via de Alfapass-klantenapplicatie een lijst opvragen van alle eigen kaarten met hun actuele status. In het openingscherm van de klantenapplicatie, ziet men meteen het aantal actieve, inactieve, geblokkeerde en vernietigde kaarten. Door op het overeenstemmende icoon te klikken, kan men een globale overzichtslijst opvragen met naam en voornaam van de kaarthouders + badgenummer. Via “rapporten” kan men een globaal overzicht van alle kaart-statussen opvragen en afprinten.

Hoe kom ik te weten welke Alfapass kaarten van mijn bedrijf nog moeten afgehaald worden?

De contactpersoon voor uw bedrijf kan via de Alfapass-klantenapplicatie een lijst opvragen van de kaarten die momenteel nog in bestelling zijn. In het openingscherm van de klantenapplicatie wordt een overzicht getoond van het totaal aantal kaarten per status-type. In de kolom “nieuw” wordt het aantal kaarten getoond die momenteel klaar staan voor afhaling. Door op het aantal te klikken, opent men een detaillijst met de naam en voornaam van de kaarthouder.

Het vervangen van een Alfapass kaart

Een Alfapass kaart is 5 jaar geldig vanaf datum van afgifte. Vervanging van de kaart bij einde geldigheid is kosteloos maar vereist wel dat de gebruikers zich persoonlijk voor afhaling van hun nieuwe kaart aanbieden op één van de vaste Alfapass-uitgiftestations.

De contactpersoon binnen een bedrijf wordt 6 weken voor de vervaldatum automatisch via mail verwittigd en gevraagd om de betrokken kaarthouders te informeren over de vervanging van hun kaart. Deze boodschap wordt nogmaals 2 weken voor de effectieve vervaldatum per mail herhaald, in geval de vervangkaart intussen nog niet werd afgehaald. De nieuwe kaart wordt automatisch door het systeem klaargezet vanaf datum van verzending van het eerste mailbericht en kan dan ook pas vanaf die datum worden afgehaald. Nieuwe kaarten kunnen bij voorkeur wel afgehaald worden voor de vervaldatum van de oude kaart (datum afgedrukt op de kaart) om geen hinder te ondervinden in de toegangsregistratie tot de terminals.

Vervangkaarten kunnen afgehaald worden op één van volgende locaties :

– hetzij in het uitgiftestation op Kaai 1742 (Sint Antoniusweg, 9130 Beveren, laag gebouw PSA/MPET). Geen afspraak vereist, mits afhaling tussen 08u00 en 15u45.
– hetzij in het uitgiftestation Brouwersvliet 33 te Antwerpen (Cepa-gebouw, 2de verdiep). Bezoek van afhaling wel vooraf telefonisch bevestigen via 0032 (0)3 303.28.28.
– hetzij na afspraak in het uitgiftestation Zeebrugge, Doverlaan 7 te 8380 Zeebrugge (1ste verdieping). Voor het maken van een afspraak kan U telefonisch terecht op 0032 (0)50 55.27.57

Gelieve de betrokkenen ook uitdrukkelijk te verwittigen dat zij in het bezit moeten zijn van hun oude Alfapass kaart en hun identiteitskaart of paspoort. Er zal bij afgifte van de kaart een nieuwe foto worden gemaakt en hun biometrische gegevens (handscan/vingerscan) zullen worden heropgenomen.

Wanneer een kaarthouder zich aanbiedt voor kaartvervanging EN in bezit is van zijn oude Alfapass kaart, dan wordt hem of haar een nieuwe kaart uitgereikt met hetzelfde kaartnummer. Op die manier behoudt de persoon zijn oorspronkelijke kaartnummer en blijven in principe ook zijn originele toegangsrechten behouden in de lokale toegangscontrolesystemen van de terminals. Zijn nieuwe kaart is in principe meteen geldig zonder verdere heraanmelding op de security-desk van de terminals.

Wanneer een persoon zich echter komt aanbieden voor vervanging maar zonder zijn oude Alfapass in te leveren, dan kan er enkel een vervangkaart worden aangemaakt met een ander kaartnummer. Desgevallend zal de kaarthouder zich opnieuw éénmalig per Port Facility (of groep van bedrijven) dienen aan te bieden bij de security desk voor activatie van zijn nieuwe kaart in het lokale toegangscontrolesysteem. Lees meer voor activatie van de kaart per bedrijf.