RECHNUNGSSTELLUNG VON ABONNEMENTS

Allgemeiner Grundsatz der Rechnungsstellung

Gemäß der allgemein geltenden Regel werden für alle neuen Karten stets die Erstellungskosten und das Abonnement in Rechnung gestellt.
Das Abonnement wird stets für die vollständige Periode eines Jahres in Rechnung gestellt, ungeachtet des jährlichen Fälligkeitstages des Kunden (siehe später).

Für Karten, die wegen eines Verlusts, einer Beschädigung oder aus einem anderen Grund ersetzt werden (siehe Benutzerordnung Artikel 10) werden nur Erstellungskosten und kein Abonnement angerechnet.
Bei einer defekten Karte ohne die Schuld des Kunden werden keine Erstellungskosten angerechnet.

Jährliches Fälligkeitsdatum der Abonnements

Jeder Kunde von ALFAPASS hat ein jährliches Fälligkeitsdatum (= das Datum der ersten Registrierung des Kunden zum Zeitpunkt des Antrags).
Die Rechnungsstellungsperiode der jährlichen Abonnements läuft ab diesem Datum bis exakt ein Jahr später (12 Monate).

Am jährlichen Fälligkeitsdatum werden für jeden Kunden zwei Berechnungen vorgenommen:

1. die Berechnung der Provision für das folgende Jahr und
2. die vollständige Abrechnung für das vergangene Jahr.

1. Berechnung des zu zahlenden Abonnements für das folgende Jahr (Provision)

Das Abonnement für das folgende Jahr wird erhalten, indem die Anzahl der aktiven Karten am Fälligkeitsdatum mit dem geltenden Abonnementspreis pro Karte multipliziert wird.  Dieser Betrag wird als Provision für das folgende Jahr betrachtet.

2. Abrechnung für das vergangene Jahr

Für jeden Kunden erfolgt eine Verrechnung der Abonnements des vergangenen Jahres.  Dies ist der Unterschied zwischen dem, was der Kunde tatsächlich gezahlt hat und was er in der vergangenen Periode hätte zahlen sollen. Das Ergebnis kann sowohl eine Rechnung als auch eine Gutschrift sein, Beträge zugunsten des Kunden werden von ALFAPASS zurückerstattet oder von der geschuldeten Provision in Abzug gebracht.

Für eine korrekte Berechnung der Abonnements der vergangenen Periode werden sowohl alle aktiven Karten als auch die gesperrten Karten berücksichtigt. Die angerechnete Abonnementsperiode läuft stets ab dem Zeitpunkt, zu dem die Karte abgeholt wurde (aktiv wurde) bis zum Fälligkeitsdatum des Kunden oder bis zu dem Zeitpunkt, zu dem die Karte gesperrt wurde.

Aktive Karten

Für alle Karten, die am Fälligkeitsdatum des Kunden aktiv sind, wird die Abonnementsperiode in Tagen berechnet, an denen sie tatsächlich aktiv waren.  Das früheste Datum liegt exakt ein Jahr zurück oder ist das Datum, an dem die Karte aktiviert wurde.
Das Abonnement für eine aktive Karte wird deshalb als Preis pro Tag, multipliziert mit der Anzahl aktiver Tage dieser Karte, berechnet.

Gesperrte Karten

Für alle gesperrten Karten am Fälligkeitsdatum (die im Laufe der vergangenen 12 Monate gesperrt wurden) wird die gleiche Berechnung wie vorhin angestellt.  Das früheste Datum liegt exakt ein Jahr zurück oder ist das Datum, an dem die Karte abgeholt wurde.
Das Abonnement für eine gesperrte Karte wird als Preis pro Tag berechnet, multipliziert mit der Anzahl aktiver Tage dieser Karte bis zu dem Tag, an dem sie gesperrt wurde.

Wenn die Karten rechtmäßig gesperrt werden (Fluktuation in der Belegschaft, Kündigung, ...) werden ungenutzte Perioden bereits gezahlter Abonnements gutgeschrieben und am Fälligkeitsdatum des Kunden verrechnet.

Detaillisten der aktiven Karten

Das Abonnement für das folgende Jahr (Provision) wird anhand der Anzahl der aktiven Karten am Fälligkeitsdatum des Kunden berechnet. Um eine Kontrolle zu ermöglichen, wird jedem Kunden zum Fälligkeitstag eine vollständige Übersicht über alle zu diesem Zeitpunkt aktiven Karten zugeleitet.
Wenn der Kunde dann feststellt, dass Karten gesperrt werden müssen (beispielsweise wegen einer Ausscheidung aus dem Dienst, Verlust, Diebstahl usw.), muss dies sofort ALFAPASS gemeldet werden und wird die Karte unverzüglich gesperrt.

Ab dem Zeitpunkt, zu dem die Karte gesperrt wurde und nicht mehr aktiv ist, wird deshalb auch das Abonnement beendet.  Der noch nicht genutzte Teil des Abonnements wird am nächsten Fälligkeitsdatum des Kunden in Übereinstimmung mit dem normalen Abonnementsverfahren berechnet.
In diesem Fall werden keine einmaligen Gutschriften erstellt, die Berichtigung der Abonnementsgelder erfolgt stets durch die Verrechnung am Fälligkeitsdatum.

Nichtzahlung von rechnungen 

In Bezug auf Nichtzahlungen wird in der ALFAPASS Ordnung Folgendes vorgesehen:

„… ALFAPASS CVBA behält sich das Recht vor, die ALFAPASS Karte im Falle der Nichtbegleichung einer Rechnung in Bezug auf die Karten am Fälligkeitsdatum einseitig zu sperren und einzuziehen …“

Diese Erklärung wurde von jedem Kartenantragsteller unterzeichnet und akzeptiert.

ALFAPASS wird alle ALFAPASS Karten des Kartenantragstellers im Falle der Nichtbegleichung irgendwelcher Außenstände nach dem Versand einer Inverzugsetzung per Einschreiben sperren, die innerhalb von acht (8) Tagen nicht beantwortet wurde.

Wegen der Sperrung der ALFAPASS Karten müssen alle Karten neu bestellt und erstellt werden (so müssen u.a. ein Passbild gemacht und ein Handscan vorgenommen werden) und muss der Kartenantragsteller die einmaligen Erstellungskosten tragen. Die neuen Karten werden erst nach Zahlung der Außenstände erstellt.

Bestellte, aber nicht abgeholte Karten

Karten, die bestellt, nach 6 Monaten jedoch noch nicht abgeholt wurden, werden unwiderruflich aus der Datenbank gelöscht. Die Erstellungspauschale für diese Karte(n) ist zu zahlen, ohne Anspruch auf Ausgleich und/oder Übertragung auf andere Bestellungen. Siehe auch die Rubrik Bestellungen für weitere Details. Die Abonnementsgebühr für diese Karten wird bei der nächsten Jahresabrechnung völlig zurücküberwiesen, da diese Karte niemals aktiviert wurde. Die bei der Bestellung dieser Karte(n) erstellte Rechnung ist allerdings vollständig zu begleichen.