Eine Alfapass-Karte ist ab dem Abgabedatum 5 Jahre gültig. Der Kartenersatz ist am Ende der Gültigkeitsfrist kostenlos, allerdings müssen die Benutzer ihre neue Karte dann persönlich in einer der festen Alfapass-Ausgabestellen abholen.

Der Ansprechpartner in einem Unternehmen wird 6 Wochen vor dem Fälligkeitsdatum automatisch per Mail benachrichtigt und gebeten, die betreffenden Karteninhaber über den Ersatz ihrer Karte zu informieren. Diese Nachricht wird nochmals 2 Wochen vor dem Fälligkeitsdatum per Mail wiederholt, falls die Ersatzkarte mittlerweile noch nicht abgeholt wurde. Die neue Karte wird automatisch durch das System ab dem Versanddatum der ersten Mail abholbereit fertig gestellt und kann daher erst ab dann abgeholt werden. Neue Karten sind vorzugsweise vor dem Fälligkeitsdatum der alten Karte (dem auf der Karte gedruckten Datum) abzuholen, um Probleme bei der Zutrittsregistrierung an den Terminals auszuschließen.

Ersatzkarten können an einer der folgenden Stellen abgeholt werden:

• in der Ausgabestelle an Kai 702 (Blauwhoefstraat 25, B-2040 Antwerpen, Gebäude Hesse-Noord Natie). Vorher muss kein Termin vereinbart werden, wenn die Abholung zwischen 08.00 Uhr und 15.45 Uhr erfolgt.
• oder in der Ausgabestelle Brouwersvliet 33 in B-2000 Antwerpen (Cepa-Gebäude, 7. Stock). Die Abholung ist vorzugsweise vorher telefonisch zu bestätigen über 0032 (0)3 303.28.28.
• oder nach Vereinbarung eines Termins in der Ausgabestelle Zeebrugge, Doverlaan 7 in B-8380 Zeebrugge (1. Stock). Zum Treffen einer Terminvereinbarung können Sie 0032 (0)50 55.27.57 anrufen.

Bitte weisen Sie die Beteiligten darauf hin, dass sie ihre Alfapass-Karte und ihren Personalausweis bzw. Reisepass mitnehmen müssen. Bei der Abgabe der Karte wird ein neues Foto angefertigt und ihre biometrischen Angaben (Handscan) werden erneut aufgezeichnet.

Wenn sich ein Karteninhaber für den Kartenersatz anbietet UND seine alte Alfapass-Karte mitbringt, dann wird ihm eine neue Karte mit der gleichen Kartennummer ausgestellt. So behält die Person ihre ursprüngliche Kartennummer und im Grunde auch die Zutrittsrechte in den lokalen Zutrittskontrollsystemen der Terminals. Seine neue Karte ist sofort gültig ohne Neuanmeldung am Security-Desk der Terminals. Einzige Ausnahme sind die Terminals von Hesse-Noord-Natie, wo sich der Benutzer einmalig neu anmelden muss.

Bietet sich eine Person jedoch ohne alte Alfapass-Karte an, dann kann nur eine Ersatzkarte mit einer anderen Kartennummer erstellt werden. Gegebenenfalls muss sich der Karteninhaber erneut einmalig pro Port Facility (oder Unternehmensgruppe) beim Security-Desk zur Aktivierung seiner neuen Karte im lokalen Zutrittskontrollsystem anbieten. Mehr über die Aktivierung der Karte pro Unternehmen.