PROCEDURE DE FACTURATION DES ABONNEMENTS

Principe général de la facturation

Selon la règle générale en vigueur, les frais de production et l'abonnement sont facturés pour toutes les nouvelles cartes.
L'abonnement est toujours porté en compte pour l'entièreté de la période d'un an, indépendamment de la date d'échéance du client (voir plus loin).

Pour les cartes qui sont remplacées suite à une perte, une carte endommagée ou tout autre motif (voir le règlement pour les utilisateurs, article 10), seuls les frais de production sont imputés, pas l'abonnement.
Il n'y a pas de frais de production imputés s'il s'agit d'une carte défectueuse, sans que le client en soit responsable.

Date d'échéance annuelle des abonnements

Chaque client d'Alfapass a une date d'échéance annuelle (= la date du premier enregistrement du client au moment de la demande).
La période de facturation des abonnements annuels prend effet à cette date et se termine exactement un an plus tard (12 mois).
À la date d'échéance annuelle, deux calculs sont effectués pour chaque client :

1. le calcul de la provision pour l'année suivante, et
2. le décompte total pour l'année écoulée.

1. Calcul de l'abonnement à payer pour l'année suivante (provision)

L'abonnement pour l'année suivante est obtenu en multipliant le nombre de cartes actives à la date d'échéance par le prix de l'abonnement par carte en vigueur. Ce montant est considéré comme une provision pour l'année suivante.

2. Décompte de l'année écoulée

Pour chaque client, un calcul est effectué pour déterminer le solde des abonnements de l'année écoulée. Il s'agit de la différence entre ce que le client a effectivement payé et ce qu'il aurait dû payer durant la période écoulée. Le résultat peut être soit une facture, soit une note de crédit. Les montants à l'avantage du client sont remboursés par Alfapass ou sont portés en déduction sur la provision à payer.

Pour un calcul correct des abonnements de la période écoulée, il est tenu compte à la fois de toutes les cartes actives et des cartes bloquées. La période d'abonnement portée en compte prend effet au moment où la carte a été retirée (est devenue active) et s'étend jusqu'à la date d'échéance du client ou jusqu'au moment où la carte a été bloquée.

Cartes actives

Pour toutes les cartes qui sont actives à la date d'échéance du client, la période d'abonnement est calculée en fonction du nombre de jours pendant lesquels elles étaient effectivement actives. Le premier jour de la période se situe un an en arrière ou correspond à la date à laquelle la carte a été rendue active.
Pour une carte active, l'abonnement est donc calculé en multipliant le prix par jour par le nombre de jours où la carte était active.

Cartes bloquées

Pour toutes les cartes qui sont bloquées à la date d'échéance (qui ont été bloquées au cours des 12 derniers mois), on fait le même calcul que ci-dessus. Le premier jour de la période se situe un an en arrière ou correspond à la date à laquelle la carte a été retirée.
Pour une carte bloquée, l'abonnement est donc calculé en multipliant le prix par jour par le nombre de jours où la carte était active, jusqu'à la date à laquelle elle a été bloquée.

Il est important de garder à l'esprit que les périodes inutilisées des abonnements déjà payés sont créditées et portées en compte à la date d'échéance du client lorsque les cartes sont bloquées pour des raisons légitimes (rotation de personnel, licenciement, départ du collaborateur, etc.).

Relevé détaillé des cartes actives

L'abonnement pour l'année suivante (provision) est calculé sur la base du nombre de cartes actives à la date d'échéance du client. Pour permettre un contrôle, le client se voit remettre, à la date d'échéance, un relevé complet de toutes les cartes actives à cette date.
Si, à ce moment-là, le client constate que des cartes doivent être bloquées (p.ex. départ, perte, vol, etc.), il doit en informer immédiatement Alfapass et les cartes seront alors immédiatement bloquées.

Dès le moment où la carte est bloquée et n'est plus active, l'abonnement est par conséquent interrompu. La partie non utilisée de l'abonnement sera prise en compte lors de la régularisation à la prochaine date d'échéance du client, conformément à la procédure d'abonnement normale.
Dans ce cas, on n'établit pas une note de crédit unique : toutes les rectifications des montants d'abonnements se font lors de la régularisation à la date d'échéance.

Non-paiement de factures

En ce qui concerne les défauts de paiement, le règlement Alfapass contient la disposition suivante :

"… ALFAPASS CVBA se réserve le droit de bloquer unilatéralement la carte ALFAPASS et de la reprendre au cas où un paiement relatif aux cartes ferait défaut à l'échéance…"

Cette déclaration est signée et acceptée par tous les demandeurs.

Si le paiement d'un quelconque montant dû fait défaut, Alfapass procédera systématiquement, après l'envoi en recommandé d'une mise en demeure restée sans réponse après huit (8) jours, au blocage de toutes les cartes Alfapass du demandeur en question.

Le blocage des cartes Alfapass a pour conséquence que toutes les cartes doivent à nouveau être demandées et réalisées (prise d'une photo pour la carte, scan de la main, etc.) et que le demandeur doit supporter les frais de production uniques qui en résultent. Les nouvelles cartes ne sont réalisées qu'après paiement du solde restant.

Cartes commandées mais non retirées

Les cartes qui ont été commandées, mais qui n’ont pas encore été retirées après 6 mois, seront irrévocablement supprimées de la base de données. Les frais de production forfaitaires de ces cartes restent dus, sans donner lieu à aucune compensation ni aucun transfert sur d’autres commandes. Voir également "commandes" pour plus de détails. Les frais d’abonnement de ces cartes seront entièrement remboursés lors du prochain décompte annuel, à condition que ces cartes n’aient jamais été activées. La facture qui a été établie lors de la commande de ces cartes reste due et doit être réglée intégralement.