PROCEDURE FACTURATIE VAN ABONNEMENTEN

Algemeen principe van de facturatie

Volgens de algemeen geldende regel worden voor alle nieuwe kaarten steeds de aanmaakkost en het abonnement gefactureerd.

Het abonnement wordt steeds aangerekend voor de volledige periode van één jaar, ongeacht de jaarlijkse vervaldag van de klant (zie later).

Voor kaarten die vervangen worden wegens verlies, beschadiging of andere reden (zie gebruikersreglement artikel 10) wordt enkel een aanmaakkost aangerekend en geen abonnement.

Er wordt geen aanmaakkost aangerekend als het over een defecte kaart gaat, waarvoor de klant geen enkele schuld treft.

Jaarlijkse vervaldag van de abonnementen

Elke klant van Alfapass heeft een jaarlijkse vervaldag (= de datum van de eerste registratie van de klant op het moment van de aanvraag).

De facturatieperiode van de jaarlijkse abonnementen loopt vanaf deze datum tot exact een jaar later (12 maanden).

Op de jaarlijkse vervaldag worden er voor elke klant twee berekeningen gemaakt:

de berekening van de provisie voor het volgende jaar en
de volledige afrekening van het voorbije jaar.

1. Berekening van het te betalen abonnement voor het volgende jaar (provisie)

Het abonnement voor het volgende jaar wordt bekomen door het aantal lopende kaarten (in bestelling, actief, inactief) op de vervaldag te vermenigvuldigen met de van kracht zijnde abonnementsprijs per kaart. Dit bedrag wordt beschouwd als een provisie voor het volgende jaar.

2. Afrekening van het afgelopen jaar

Er wordt voor elke klant een verrekening gemaakt van de abonnementen van het afgelopen jaar. Dit is het verschil tussen wat de klant werkelijk betaald heeft en wat hij had moeten betalen binnen de afgelopen periode. Dit resultaat kan zowel een factuur als een creditnota zijn, bedragen in het voordeel van de klant worden terugbetaald door Alfapass of worden in mindering gebracht van de verschuldigde provisie.

Voor een correcte berekening van de abonnementen van de voorbije periode wordt rekening gehouden zowel met alle actieve kaarten als met de geblokkeerde kaarten. De aangerekende abonnementsperiode loopt steeds vanaf het moment dat de kaart werd afgehaald (actief werd) tot en met de vervaldag van de klant of tot en met het moment dat de kaart werd geblokkeerd.

Actieve kaarten

Voor alle kaarten die actief zijn op de vervaldatum van de klant wordt de abonnementsperiode berekend op basis van het aantal actieve dagen tijdens de afgelopen berekeningsperiode. De vroegste datum is één jaar terug in de tijd of de datum dat de kaart actief werd gezet.

Het abonnement voor een actieve kaart wordt bijgevolg berekend als prijs per dag vermenigvuldigd met het aantal actieve dagen van die kaart.

Geblokkeerde kaarten

Voor alle geblokkeerde kaarten op de vervaldag (die in de loop van de afgelopen 12 maanden geblokkeerd werden) doet men dezelfde berekening als hiervoor. De vroegste datum is één jaar terug in de tijd of de datum dat de kaart werd afgehaald.

Het abonnement voor een geblokkeerde kaart wordt berekend als prijs per dag vermenigvuldigd met het aantal actieve dagen van die kaart tot de dag dat ze werd geblokkeerd.

Het is belangrijk om te onthouden dat ongebruikte periodes van reeds betaalde abonnementen worden gecrediteerd en verrekend op de vervaldag van de klant wanneer de kaarten rechtmatig geblokkeerd worden (personeelsverloop, ontslag, verlaten van het bedrijf, enz...)

Detaillijsten actieve kaarten

Het abonnement voor het volgende jaar (provisie) wordt berekend aan de hand van het aantal actieve kaarten op de vervaldag van de klant. Als klant ontvangt U met de jaarlikse afrekenfactuur een volledige overzichtslijst van de berekende kaarten.

Indien de klant dan vaststelt dat er kaarten dienen geblokkeerd te worden (bv. uit dienst, verlies, diefstal, enz.) dient dit onmiddellijk aan Alfapass te worden doorgegeven en zal de kaart worden geblokkeerd.

Het is belangrijk te onthouden dat de afrekening gebeurt op basis van een momentopname op de jaarlijkse vervaldatum. Kaarten die bijvoorbeeld kort na de jaarlijkse vervaldatum geblokkeerd werden, zullen nog mee verrekend staan in het provisiebedrag voor het volgende jaar. Bij de afrekening van het volgende jaar zullen dan alle niet-actieve dagen voor een dergelijke kaart worden gecrediteerd.

Vanaf het moment dat de kaart geblokkeerd werd en niet meer actief is, wordt bijgevolg ook het abonnement stopgezet. Het niet opgebruikte deel van het abonnement zal verrekend worden op de volgende vervaldag van de klant in overeenstemming met de normale abonnementsprocedure

Er worden in dit geval geen éénmalige creditnota’s gemaakt, alle rechtzettingen van de abonnementsgelden gebeurt door de verrekening op de vervaldag.

Niet betaling van facturen

Met betrekking tot wanbetalingen wordt er in het Alfapass reglement het volgende voorzien:

“… ALFAPASS cvba behoudt zich het recht voor om de ALFAPASS kaart éénzijdig te blokkeren en in te trekken in geval van het ontbreken van een betaling met betrekking tot de kaarten op de vervaldag …”

Deze verklaring werd door elke kaartaanvrager ondertekend en aanvaard.

Alfapass zal onverminderd overgaan tot de blokkering van alle Alfapass kaarten van de kaartaanvrager in geval van het ontbreken van een betaling van om het even welk verschuldigd bedrag, na de verzending van een aangetekende ingebrekestelling, die binnen de acht (8) dagen niet beantwoord werd.

Het gevolg van de blokkering van de Alfapass kaarten betekent dat alle kaarten opnieuw moeten worden aangevraagd en aangemaakt (nemen van een pasfoto en handscan, enz…) en de kaartaanvrager hiervoor de éénmalige aanmaakkosten op zich dient te nemen. De nieuwe kaarten worden enkel aangemaakt na betaling van het openstaande saldo.

Bestelde maar niet-afgehaalde kaarten

Kaarten die besteld werden, maar na 6 maand nog niet werden afgehaald, worden op dat moment onherroepelijk terug uit de database verwijderd. De forfaitaire aanmaakkost van deze kaart(en) blijft verschuldigd, zonder enig recht op compensatie en/of overdracht op andere bestellingen. Zie ook "bestellingen" voor meer details. Het abonnementsgeld van deze kaarten wordt bij de eerstvolgende jaarlijkse afrekening volledig teruggestort, vermits deze kaart nooit werd geactiveerd. De factuur die bij de bestelling van deze kaart(en) werd opgemaakt, blijft wel verschuldigd en dient integraal voldaan te worden.

Alfapass ONLINE:

Geïnteresseerd in ALFAPASS

Vraag dan snel de ALFAPASS-kaart aan.

ALFAPASS-gebruikers

Nog vragen over ALFAPASS?

Bekijk de lijst met meest gestelde vragen.