• nl
  • en
  • fr
  • de

Kaart en/of kaartgebruik

kaart en/of kaartgebruik

Wat houdt het abonnement van de Alfapass allemaal in?

Het abonnement is jaarlijks te betalen per Alfapass en dient o.a. voor het continue beheer van de database (wijzigingen, aanvullingen, enz..) en het instandhouden van een aantal uitgiftestations.

Welke informatie staat er op een Alfapass?

Volgende gegevens zullen in leesbaar formaat beschikbaar zijn op de Alfapass:

– Naam- en voornaam kaarthouder
– Geboortedatum
– Kleurenfoto
– Nationaliteit
– Kaartnummer
– Kaart-geldigheidsdatum
– Werkgever

De biometrische gegevens van de vingerscan zullen in elektronisch formaat op een chip in de kaart worden opgeslagen.

Aan het unieke nummer van de Alfapass kaart zullen in een centrale database een aantal extra gegevens worden gekoppeld zoals het telefoonnummer en adres van de eigenaar van de kaart.

Hoe lang is een Alfapass geldig?

Een Alfapass is 5 jaar geldig en zal dan gratis vervangen worden. De kosten hiervoor worden gedekt door het jaarlijks abonnementsgeld.

Ik heb een beschadigde Alfapass. Wat moet ik doen?

Een Alfapass met visuele beschadiging kan voor controle aangeboden worden op één van onze uitgiftestations. Wanneer vastgesteld wordt dat de beschadiging eigen is aan onrechtmatig gebruik van de Alfapass, dan is de vervanging van de Alfapass betalend (€35). De kaarthouder zal ter plaatse een document dienen te ondertekenen waarin hij de vraag tot vervanging van de Alfapass bevestigt en namens zijn firma het akkoord verleent voor de aanmaak van een betalende vervangkaart. De contactpersoon van het bedrijf zal aansluitend ook een mail ontvangen waarin de opdracht tot vervanging van de Alfapass namens de medewerker wordt bevestigd. De Alfapass kan vervolgens meteen ter plaatse vervangen worden.

Ik heb een Alfapass die niet beschadigd is, maar toch niet meer werkt. Wat moet ik doen?

Een defecte Alfapass kan voor nazicht aangeboden worden op één van onze uitgiftestations. Wanneer geen externe beschadiging aan de kaart wordt vastgesteld, dan zal de Alfapass meteen ter plaatse kosteloos worden vervangen.

Ik ben mijn Alfapass verloren. Wat moet ik doen?

De contactpersoon voor uw bedrijf kan een Alfapass verloren melden via de Alfapass-klantenapplicatie. Hierbij heeft die persoon 2 opties: ofwel meldt hij de Alfapass in eerste fase als tijdelijk verloren door de Alfapass op “inactief” te zetten, ofwel meldt hij de kaart meteen voor definitief verloren door ze te “blokkeren”. Bij inactivatie van de Alfapass blijft het abonnement op de Alfapass tijdelijk doorlopen, maar kan men desgewenst de Alfapass terug activeren mocht men ze nog terugvinden. Bij “blokkeren” wordt de Alfapass definitief uit dienst gemeld en stopt ook meteen het abonnement voor deze persoon. Van zodra er voor deze kaarthouder een nieuwe Alfapass wordt geproduceerd, herstart zijn jaarlijkse abonnement op het nieuwe kaartnummer. Wat de fysieke vervanging zelf betreft van de verloren Alfapass, volstaat het zich aan te melden bij één van onze uitgiftestations. De kaarthouder zal ter plaatse een document dienen te ondertekenen waarin hij het verlies van zijn kaart bevestigt en namens zijn firma het akkoord verleent voor de aanmaak van een betalende vervangkaart. De contactpersoon van het bedrijf zal aansluitend ook een mail ontvangen waarin deze melding van verlies en de opdracht tot vervanging van de Alfapass namens de medewerker wordt bevestigd. De vervangkaart kan vervolgens meteen ter plaatse geproduceerd worden.

Een werknemer met een Alfapass heeft mijn bedrijf verlaten. Hoe kan ik zijn Alfapass stopzetten?

De contactpersoon voor uw bedrijf kan een Alfapass blokkeren via de Alfapass-klantenapplicatie via zijn login.

Procedure om een Alfapass te blokkeren?

De kaartcoördinator binnen uw bedrijf heeft via Alfapass ONLINE toegang tot alle kaarten van uw organisatie en kan Alfapassen desgewenst meteen blokkeren.

Indien u de Alfapass online blokkeert via Alfapass ONLINE dan zal de blokkering onmiddellijk worden uitgevoerd. Indien u een blokkering aanvraagt via email, dan mag u de kaart pas als geblokkeerd beschouwen wanneer u hiervoor van ons een bevestiging hebt ontvangen.

Telefonisch kaarten blokkeren is niet mogelijk.

De kaartaanvrager zal in het geval:

– de kaarthouder niet meer in dienst is van de kaartaanvrager;
– de kaarthouder een andere functie heeft gekregen waarvoor het houden van de Alfapass overbodig is geworden;
– de kaarthouder om welke reden dan ook, niet meer over de Alfapass mag beschikken

dit onmiddellijk aan Alfapass cvba meedelen, zodat de desbetreffende kaart kan worden geblokkeerd en niet meer kan worden gebruikt. Tevens zal de Alfapass zo vlug mogelijk ingeleverd dienen te worden.

Bij verlies of diefstal van de Alfapass zal de kaartaanvrager en/of de kaarthouder dit onmiddellijk aan Alfapass cvba meedelen zodat de desbetreffende Alfapass kan worden geblokkeerd.

Alfapass cvba behoudt zich het recht voor om de Alfapass éénzijdig te blokkeren en in te trekken in geval van het ontbreken van een betaling met betrekking tot de kaarten op de vervaldag en bij de niet-naleving van de bepalingen van deze verklaring en van het gebruikersreglement door de kaartaanvrager en de kaarthouders.

Hoe kom ik te weten welke Alfapassen van mijn bedrijf nog moeten afgehaald worden?

De contactpersoon voor uw bedrijf kan via de Alfapass-klantenapplicatie een lijst opvragen van de Alfapassen die momenteel nog in bestelling zijn. In het openingscherm van de klantenapplicatie wordt een overzicht getoond van het totaal aantal kaarten per status-type. In de kolom “Afhalen” wordt het aantal Alfapassen getoond die momenteel klaar staan voor afhaling.

Het vervangen van een Alfapass.

Een Alfapass is 5 jaar geldig vanaf datum van afgifte. Vervanging van de kaart bij einde geldigheid is kosteloos maar vereist wel dat de gebruikers zich persoonlijk voor afhaling van hun nieuwe Alfapass aanbieden op één van de vaste Alfapass-uitgiftestations.

De contactpersoon binnen een bedrijf wordt 6 weken voor de vervaldatum automatisch via mail verwittigd en gevraagd om de betrokken kaarthouders te informeren over de vervanging van hun Alfapass.

Wanneer een kaarthouder zich aanbiedt voor kaartvervanging EN in bezit is van zijn oude Alfapass, dan wordt hem of haar een nieuwe Alfapass uitgereikt met hetzelfde kaartnummer. Op die manier behoudt de persoon zijn oorspronkelijke kaartnummer en blijven in principe ook zijn originele toegangsrechten behouden in de lokale toegangscontrolesystemen van de terminals. Zijn nieuwe Alfapass is in principe meteen geldig zonder verdere heraanmelding op de security-desk van de terminals.

Wanneer een persoon zich echter komt aanbieden voor vervanging maar zonder zijn oude Alfapass in te leveren, dan kan er enkel een vervangkaart worden aangemaakt met een ander kaartnummer. Desgevallend zal de kaarthouder zich opnieuw éénmalig per Port Facility (of groep van bedrijven) dienen aan te bieden bij de security desk voor activatie van zijn nieuwe kaart in het lokale toegangscontrolesysteem.