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Privacy

Déclaration de confidentialité en ligne

 

  1. Introduction et objectif de la déclaration de confidentialité

Alfapass attache une grande importance à la protection de la vie privée et au traitement minutieux des données à caractère personnel des utilisateurs et des titulaires d’un compte Alfapass (ci-après également appelés « Utilisateurs »). Dans la présente déclaration de confidentialité, Alfapass souhaite expliquer de manière claire, transparente, simple et correcte comment Alfapass gère les données à caractère personnel qu’elle collecte et traite à propos des Utilisateurs, que ces données soient collectées directement par Alfapass ou par un tiers. La déclaration de confidentialité explique également à quelles fins Alfapass traite les données à caractère personnel des Utilisateurs, quelles catégories de données à caractère personnel sont traitées, quels sont les droits des Utilisateurs concernant leurs données à caractère personnel et comment ils peuvent exercer leurs droits.

 

Alfapass vous prie de bien vouloir lire attentivement la présente déclaration de confidentialité afin que vous soyez suffisamment informé de vos droits et de la manière de les exercer.

 

  1. Alfapass et ses activités

Alfapass est une organisation qui est responsable de l’investissement, de la production et de l’émission de cartes ID spécifiquement pour les ports et autres acteurs logistiques. À cet effet, Alfapass dispose d’une base de données centrale gérée par elle contenant des informations sur les Utilisateurs. Les terminaux et autres organisations qui utilisent les services d’Alfapass sont tenus de prendre eux-mêmes les mesures nécessaires pour permettre un contrôle d’accès correct au terminal ou à l’organisation. À cette fin, les données à caractère personnel des Utilisateurs sont échangées entre Alfapass et les terminaux et organisations concernés.

 

Vous pouvez contacter Alfapass par téléphone au +32 3 303 28 28 ou par e-mail à l’adresse info@alfapass.be

 

  1. Quelles données à caractère personnel sont collectées et traitées par Alfapass ?

Lorsque vous visitez le site Internet, prenez contact avec Alfapass et/ou utilisez ses services, Alfapass peut ou non – nécessairement – collecter et traiter des données à caractère personnel.

 

En fonction de la relation avec Alfapass, les données suivantes peuvent être collectées et traitées :

 

  • lors de la visite du site Internet : l’adresse IP du visiteur est temporairement reconnue et utilisée (pas individuellement) pour l’analyse et l’optimisation du site Internet ; le site utilise également quelques cookies ;
  • lors de la prise de contact avec Alfapass : les coordonnées (numéro de téléphone, adresse e-mail…) de la personne qui contacte directement Alfapass sont temporairement traitées, ainsi que les données d’identification (nom, numéro de compte Alfapass…) que la personne communique à Alfapass lors de cette prise de contact ;
  • lors de la demande d’ouverture d’un compte Alfapass : le représentant du demandeur d’un compte Alfapass peut recueillir et traiter le nom, le prénom, la fonction et le numéro de téléphone du demandeur ;
  • lors de l’utilisation d’un compte Alfapass : des Utilisateurs, il est possible de collecter et de traiter les nom, prénom, date de naissance, adresse, numéro de téléphone, nationalité, sexe, numéro de carte d’identité ou de passeport, employeur, numéro de personnel, numéro de compte Alfapass, photo couleur, modèle biométrique, sous-groupes et heures et lieu d’utilisation du compte Alfapass.

 

  1. Pourquoi Alfapass collecte-t-elle et traite-t-elle des données à caractère personnel ?

Alfapass collecte et traite les données à caractère personnel des Utilisateurs et des autres personnes mentionnées ci-dessus aux fins suivantes :

 

  • pour répondre correctement aux personnes lorsqu’elles prennent contact avec Alfapass, Alfapass a un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel ;
  • pour améliorer le fonctionnement des services, des processus et des applications d’Alfapass, Alfapass a un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel ;
  • dans l’exercice des services offerts par Alfapass, comme convenu dans un ou plusieurs contrat(s), Alfapass traite des données à caractère personnel en exécution du/des contrat(s) concerné(s) ;
  • pour suivre les instructions de la police et/ou des autorités judiciaires lorsqu’elles obligent Alfapass à traiter des données ; en bref, dans le cadre d’une obligation légale.

 

  1. Avec qui Alfapass partage-t-elle des données à caractère personnel ?

5.1 Interne – Alfapass

Alfapass prend les mesures nécessaires pour que l’accès aux données à caractère personnel, y compris celles des Utilisateurs, au sein de l’organisation soit limité aux collaborateurs qui en ont effectivement besoin dans le cadre de leur travail.

 

5.2 Externe – tiers

Alfapass transfère des données à caractère personnel aux catégories de tiers suivantes :

 

  • les terminaux et/ou organisations qui utilisent les services d’Alfapass et auxquels, afin de rendre possible le contrôle d’accès dans la pratique, les données à caractère personnel sont fournies de manière sécurisée ;
  • les organisations et/ou les personnes auxquelles Alfapass a sous-traité certains services et/ou fonctions, comme les fournisseurs de systèmes informatiques, de logiciels, de support informatique, de destruction de documents confidentiels, etc. ;
  • les organisations et/ou les personnes qui font partie intégrante du fonctionnement d’Alfapass, comme les consultants et collaborateurs externes ;
  • les organisations qui fournissent des services technologiques tels que Google (cookies).

 

  1. Combien de temps Alfapass conserve-t-elle les données à caractère personnel ?

En règle générale, Alfapass ne conserve pas les données à caractère personnel collectées et traitées plus longtemps que ce qui est strictement nécessaire pour atteindre les objectifs pour lesquels les données sont collectées. En outre, Alfapass supprimera sans délai les données à caractère personnel des personnes qui en feront la demande.

 

Les données à caractère personnel des Utilisateurs relatives aux services fournis par Alfapass, et plus particulièrement au compte Alfapass, seront conservées pendant toute la période d’activité du compte Alfapass et jusqu’à deux (2) ans après l’annulation ou l’expiration du compte Alfapass.

 

À l’issue de la période de conservation applicable, les données à caractère personnel seront définitivement supprimées.

 

  1. Droits relatifs aux données à caractère personnel

En ce qui concerne ses données à caractère personnel, l’Utilisateur (ou les autres personnes mentionnées ci-dessus) a toujours le droit :

 

  • d’introduire une demande d’accès à ses données à caractère personnel auprès d’Alfapass :

Alfapass confirmera si les données à caractère personnel sont traitées ou non. En cas de traitement de données à caractère personnel, les Utilisateurs peuvent demander un extrait de ces données à caractère personnel. Si plusieurs exemplaires sont demandés, Alfapass peut facturer des frais à cet effet ;

  • d’introduire une demande de rectification de ses données à caractère personnel auprès d’Alfapass :

si les informations à caractère personnel dont dispose Alfapass sont inexactes ou incomplètes, les Utilisateurs peuvent demander à les corriger ou à les compléter. Si les Utilisateurs le souhaitent, Alfapass peut les informer sur les tiers qui ont reçu des informations inexactes et/ou incomplètes dans le passé ;

  • d’introduire une demande de limitation du traitement de ses données à caractère personnel auprès d’Alfapass :

dans certaines situations, l’Utilisateur peut demander à Alfapass de cesser le traitement d’une partie ou de la totalité de ses données à caractère personnel. Si les Utilisateurs le souhaitent, Alfapass peut les informer sur les tiers qui ont reçu les informations dans le passé ;

  • d’introduire une demande de suppression complète de ses données à caractère personnel auprès d’Alfapass :

les Utilisateurs peuvent demander à Alfapass de supprimer complètement leurs données à caractère personnel. Toutefois, ceci est limité aux situations dans lesquelles ces données à caractère personnel ne sont plus nécessaires pour qu’Alfapass puisse fournir ses services. Si les Utilisateurs le souhaitent, Alfapass peut les informer sur les tiers qui ont reçu les informations dans le passé ;

  • d’introduire une demande d’opposition au traitement de ses données à caractère personnel auprès d’Alfapass :

les utilisateurs ont le droit de s’opposer au traitement de leurs données à caractère personnel par Alfapass, dans le cas où Alfapass traite ces données pour un intérêt légitime, lorsque les Utilisateurs démontrent que leur droit prime sur l’intérêt légitime d’Alfapass, ou pour les situations où Alfapass traite ces données à des fins de marketing ;

  • d’introduire une demande de portabilité de ses données à caractère personnel auprès d’Alfapass :

les utilisateurs peuvent demander à Alfapass, selon les circonstances, de transférer les données à caractère personnel que les Utilisateurs ont fournies à Alfapass à un tiers de leur choix ou de les utiliser ailleurs. Les données à caractère personnel transférées seront établies et transmises par Alfapass sous une forme structurée, courante et lisible par machine ;

  • d’introduire une demande de retrait du consentement au traitement de ses données à caractère personnel auprès d’Alfapass :

dans les cas où le traitement des données à caractère personnel par Alfapass est basé sur le consentement obtenu, les Utilisateurs peuvent toujours révoquer ce consentement. Dès que les Utilisateurs ont retiré leur consentement, Alfapass ne traite plus ces données à caractère personnel ;

  • de déposer une plainte auprès de l’autorité de protection des données :

si l’Utilisateur n’est pas d’accord avec le traitement de ses données à caractère personnel par Alfapass et qu’il n’est pas d’accord avec la réponse et/ou la solution fournie par Alfapass, il peut déposer une plainte auprès de l’Autorité de protection des données.

 

Toute demande d’exercice des droits susmentionnés doit être adressée à Alfapass en contactant Alfapass de la manière mentionnée à l’article 2 de la présente déclaration de confidentialité.

 

  1. La sécurité des données personnelles

Alfapass s’efforce d’éviter tout abus, toute perte, tout accès non autorisé et toute autre action indésirable avec les données à caractère personnel des Utilisateurs. À cette fin, Alfapass prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires et appropriées pour garantir que les opérations de traitement sont conformes aux exigences de la législation nationale et européenne. De cette manière, Alfapass assure également la protection des droits des Utilisateurs. Alfapass veille à ce que ces mesures soient régulièrement contrôlées et, le cas échéant, adaptées.

 

  1. Échange de données en dehors de l’EEE

Alfapass ne transfère pas de données à caractère personnel à des personnes ou à des organisations, lorsque les données à caractère personnel en question risquent de quitter l’EEE. Toute l’infrastructure informatique utilisée par Alfapass est également située dans l’EEE.

 

  1. Modifications de la déclaration de confidentialité

Alfapass peut modifier la présente déclaration de confidentialité de temps à autre. Toutes les mises à jour et modifications prendront effet immédiatement après leur publication. C’est pourquoi Alfapass encourage les Utilisateurs à consulter régulièrement la présente déclaration de confidentialité, afin qu’ils soient toujours au courant des changements qui peuvent les concerner.